Generell gilt: Sämtliche Betriebsausgaben sind anhand von Belegen nachzuweisen. So steht es in der Abgabenordnung (§ 97 AO). In der Praxis sieht dies jedoch manchmal anders aus – man bekommt einfach keinen Beleg, weil ein Kassenautomat diesen verschluckt, die Technik streikt oder das Belegpapier aufgebraucht ist.

Was aber dann? Gibt es dann keine Möglichkeit die Ausgaben als Betriebsausgabenabzug anzusetzen?

 

Eigenbelege für Betriebsausgaben

Doch. Denn in Ausnahmefällen erkennt die Finanzverwaltung auch Eigenbelege an. Voraussetzung dafür sind aber bestimmte Mindestangaben wie Zahlungsempfänger (möglichst mit vollständiger Anschrift), Art der Aufwendung (z.B. „Parkgebühr“), Datum und Kosten (ggf. Einzelpreis aufführen).

Außerdem sollte der Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs vermerkt werden (z.B. Kassenautomat war defekt und hat keinen Beleg erstellt). Abschließend müssen Datum und Unterschrift auf den Beleg.

 

Vorsteuerabzug auch ohne Bewirtungsbelege

Auch bezüglich der Vorsteuer kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Abzug ohne Beleg erfolgen. Denn das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat einen Vorsteuerabzug ohne Beleg zugelassen. Im Urteil vom 09.04.2019 (Az. 5 K 5119/18) entschied das Gericht, dass ein „Verstoß gegen die einkommenssteuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten für die Bewirtungsaufwendungen (z.B. ein fehlender Bewirtungsbeleg) nicht zugleich zur Versagung des Vorsteuerabzugs“ führt (vgl. Leitsatz der Entscheidung).

Für das Finanzgericht war entscheidend, ob die unternehmerische Verwendung der Bewirtungsleistungen nachgewiesen und die Aufwendung nach allgemeiner Verkehrsauffassung als angemessen zu beurteilen sind. Das Gericht stützt sich in seiner Entscheidung auf § 15 Abs. 1a Satz 2 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Danach ist ein Vorsteuerabzug bei Bewirtungsaufwendungen möglich, wenn es sich um „angemessene und nachgewiesene Aufwendungen“ handelt.

 

Autor: Ralf Eisenmenger, Dipl.-Betriebswirt (FH), Steuerberater

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