Die Erteilung einer Prokura erleichtert vieles im Arbeitsalltag von Firmen und ist aus dem geschäftlichen Verkehr nicht mehr wegzudenken. Doch bei der Erteilung einer Prokura gibt es eine Vielzahl wichtiger Punkte, die für alle Beteiligten zu beachten sind.

 

Voraussetzungen für die Erteilung einer Prokura

Für den Prokurist ist die interne Angehörigkeit zu dem Unternehmen keine Voraussetzung. Prokura kann jeder natürlichen Person erteilt werden.

Rechtlich ausgeschlossen von der Erteilung einer Prokura sind nur die Personen, die entweder schon über eine gleichwertige oder auch anderweitig gleichwertige oder umfangreichere Vollmacht verfügen. Dazu gehören u.a. Insolvenzverwalter, der Komplementär einer KG, Geschäftsführer einer GmbH, Vorstand einer AG oder KG a.A., persönlich haftende Gesellschafter einer OHG, ständiger Vertreter einer Zweigniederlassung oder ein Testamentsvollstrecker (der das Handelsgewerbe im eigenen Namen fortführt).

 

Formelle Anforderungen

Gemäß § 48 HGB kann Prokura nur mittels ausdrücklicher Erklärung von dem Inhaber eines Handelsgeschäftes erteilt werden. Eine konkludente oder stillschweigende Erteilung einer Prokura ist demnach nicht möglich.

Bei Kapitalgesellschaften, also z.B. GmbHs oder UGs (haftungsbeschränkt), ist ein Gesellschafterbeschluss für die Erteilung der Prokura notwendig. Die Prokuraerteilung ist zudem im Handelsregister anzumelden. Die Anmeldung beim Handelsregister dient rein deklaratorischen Gründen. Der Prokurist kann bereits vor Anmeldung tätig werden. Die Eintragung sollte jedoch zeitnah erfolgen.

Die Eintragung kann der vertretungsbefugte Geschäftsführer veranlassen. Wenn der Geschäftsführer nur mit einem weiteren Geschäftsführer vertretungsbefugt ist, muss die Eintragung durch beide erfolgen.

Bei Vornahme von Geschäften muss sich der Prokurist als solcher nach Außen zu erkennen geben – durch den Zusatz pp. bzw. ppa. vor seinem Namen.

 

Welche Vollmachten hat ein Prokurist?

Die Reichweite einer Prokura regelt das HGB, § 49. Alle Arten von Rechtshandlungen, außergerichtlichen und gerichtlichen Geschäften, die mit dem Betrieb eines Handlungsgewerbes zusammenhängen, dürfen von einem Prokuristen getätigt werden. Also alle Verkehrsgeschäfte und alle organisatorischen Maßnahmen.

Unter Verkehrsgeschäften versteht man Handlungen wie:

  • Prozesshandlungen
  • Schenkungen und Verbindlichkeitsübernahmen
  • Aktiengeschäfte, Wechsel- und Scheckerklärungen
  • Aufnahmen und Erteilung von Darlehen
  • Einstellung von Personal
  • Abschluss, Durchführung und Beendigung von Verträgen
  • Verpflichtungs- und Verfügungsgeschäfte

 

Organisatorische Maßnahmen sind:

  • Gründung von Niederlassungen und Tochterfirmen
  • Einführung neuer Produktmethoden
  • Produktumstellung

 

Wo liegen die Grenzen der Prokura?

Doch neben den o.g. Vollmachten gibt es auch Grenzen bei der Vollmacht. Bei Veräußerung oder Belastung von firmeneigenen Grundstücken z.B. muss die Befugnis des Prokuristen besonders erteilt werden. Sie ist nicht automatisch bei Erteilung einer Prokura inkludiert.

Zusätzlich hat ein Prokurist keine Handlungsvollmacht zu Grundlagengeschäften. Dazu gehören die Anmeldung zum Handelsregister, Insolvenzanmeldung oder Einstellung des Betriebes, der Verkauf des Unternehmens, die Erstellung von Jahresabschlüssen sowie Aufnahme, Kündigung und der Ausschluss von Gesellschaftern oder Einstellung von Geschäftsführern.

 

Gesamtprokura und Einzelprokura

Wie der Name schon sagt, wird Einzelprokura einer einzelnen Person erteilt. Bei einer Gesamtprokura wird die Prokura mehreren Personen gemeinschaftlich erteilt. Sie dürfen ausschließlich gemeinsam rechtliche Handlungen im Namen des Unternehmens vornehmen.

Sollen alle Prokuristen ausschließlich gemeinschaftlich handeln dürfen, muss bei der Erteilung einer Prokura Gesamtprokura erteilt werden. Denn eine Einzelprokura zu erteilen, mit der Auflage nur gemeinschaftlich agieren zu dürfen, hat keine Gültigkeit nach Außen.

Doch darf im Innenverhältnis vereinbart werden, dass z. B. drei von fünf Gesamtprokuristen wirksame Geschäftshandlungen vornehmen können.

 

Einschränkung einer Prokura

Alle o.g. Handlungen darf der Prokurist grundsätzlich ausführen. Die Option, die Befugnisse des Prokuristen im Innenverhältnis nur für bestimmte Handlungen einzuschränken, besteht aber darüber hinaus. Sie hat allerdings keinen Einfluss auf den äußeren Rechtsverkehr. Doch er macht sich – bei einer internen, schriftlichen Einschränkung der Prokura – dann ggfls. dem Unternehmen gegenüber schadensersatzpflichtig, wenn er die erteilten Befugnisse überschreitet.

 

Prokura Aufhebung

Prokura kann jederzeit widerrufen werden. Ein Widerruf kann grundsätzlich auch mündlich erfolgen – außer eine vertragliche Vereinbarung besagt eine andere Form.

Eine Eintragung des Widerrufs der Prokura muss aus deklaratorischen Gründen beim Handelsregister erfolgen. Denn Dritte können auf die Bevollmächtigung des handelnden Prokuristen vertrauen, bis zur Bekanntmachung der Eintragung des Widerrufs.

Der Prokurist macht sich dann schadensersatzpflichtig gegenüber dem Unternehmen, wenn er trotz des Widerrufs weiter im Namen des Unternehmens rechtliche Handlungen vornimmt.

 

Erlöschen der Prokura

Gemäß § 52 Abs. 2 HGB ist die erteilte Prokura nicht übertragbar, sie erlischt mit Eintritt der Geschäftsunfähigkeit des Prokuristen oder dessen Tod.

Sie erlischt ebenfalls bei Liquidation des Unternehmens oder bei Einstellung des Betriebes. Für die Auflösung einer Personengesellschaft gilt dies aber nicht.

 

Autor: Ralf Eisenmenger, Dipl.-Betriebswirt (FH), Steuerberater

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